Meccanismo controllo ritardo registrazione

In fase di registrazione di documenti di Commessa è possibile abilitare il controllo di ritardo nella registrazione procedendo come segue:

si definisce l’utente darWin come livello inferiore a 999

si specifica nell’anagrafica personale il campo  ‘Max giorni ritardo registrazione commessa’

 

Gli utenti di livello 999 non soggiaciono a questo controllo a prescindere se il personale movimentato ha o meno la specifica dei giorni di ritardo.

Continua a leggere Meccanismo controllo ritardo registrazione

Le Spese Accessorie

Possiamo definire spese accessorie specificando tipologia ed anagrafica relativa tramite la finestra

pertanto la spesa verrà identificata sotto la voce “Tipo spese”, ed applicata per l’Anagrafica selezionata.

E’ possibile definire una periodo di validità a partire dalla data odierna, stabilire una particolare contropartita per la spesa, così come definire se si tratterà di una spesa fissa o variabile in percentuale rispetto al totale della merce.

Definiremo anche se è necessario raggiungere un importo minimo per applicare la spesa; possiamo eventualmente decidere di applicare la spesa ogniqualvolta sia creata una scadenza;

infine è da definire -naturalmente- il trattamento IVA riservato alla spesa qualora si trovi a fare parte di un documento commerciale ed entri nel computo del totale.

 

Definizione documenti

Dall’area Documenti accediamo alla voce di menù Definisci documenti

La prima schermata presenta informazioni relative al documento in quanto tale;

abbiamo

  • codice: 3 caratteri definiti dall’utente

  • descrizione: definita dall’utente

  • contatori del documento:

    • numero: costituito da anno+6 cifre

    • data: definibile dall’utente (se usa data di sistema non marcato)

    • usa data di sistema: se marcato imposta automaticamente la data secondo l’orologio di sistema

  • segno: rappresenta il senso della movimentazione generata dal documento (es. fattura di vendita=positivo / ns. nota di accredito=negativo)

  • progressivi:

    • libero: definibile dall’utente

    • propri: seguono la numerazione automatica

    • altri: seguono numerazione di un altro tipo documento (sarà possibile scegliere quale dal menù a tendina in corrispondenza della voce “prendi progressivi da”)

  • anagrafica:

    • libero: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra tutte le anagrafiche

    • cliente: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra le anagrafiche clienti

    • fornitore: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra le anagrafiche fornitori

    • altro: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra le anagrafiche altri

  • campi di riferimento anche se anagrafica cliente: se marcato permette di mantenere visibili dei campi di riferimento (di ns. interna utilità) nonostante ci si trovi nella compilazione di un documento per il cliente

  • tipo evasione: indica il tipo di scarico righe nello scarico documento

    • completa: scarico automatico di tutte le righe

    • parziale: permette la scelta di quante/quali righe scaricare

  • documento di riferimento:indica il documento che verrà suggerito come sorgente dello scarico

  • utilizzo: definisce la classe di documenti entro cui includere il documento in fase di definizione

  • eredita contropartita: la contropartita può essere ereditata dagli Articoli, dall Anagrafica, oppure dalla Causale Contabile

  • genera movimenti: decidiamo cosa andrà a movimentare il documento ovvero Contabilità/Magazzino/Contabilità+Magazzino/nessunamovimentazione

  • causale contabile: assegniamo al documento la causale adatta

  • flags

    • attiva scadenziario preventivo: attiva una funzione di generazione documenti-impegni finzanziari preventiva per il calcolo del cash-flow

    • disabilita documento: blocca il tipo documento

    • nessun addebito spese: escludi spese accessorie (trasporto, imballaggio ecc.)

    • scorporo IVA: esegui il calcolo di scorporo IVA (qualora i prezzi inseriti ne siano al lordo)

    • considera in storico: includi il documento nello storico relativo agli articoi

    • attiva dati accompagnatori: attiva la scheda dei dati accompagnatori nella fase di inserimento del documento

    • gestione Intra: abilita la gestione delle transazioni con l’estero UE

  • note: eventuali annotazioni

  • report automatico: seleziona un tipo di report che verrà utiizzato per la stampa immediata del documento

  • visualizza in anteprima: il report selezionato viene visualizzato direttamente in anteprima una volta conclusa la creazione del documento

Il secondo tab permette di definire segni ed aggiornamenti che specificano come dovranno agire le operazioni scatenate dalla generazione di un documento.

  • Aggiornamento: indica quali oggetti dovranno essere aggiornati con la creazione del documento; possiamo scegliere che siano aggiornate solamente le informazioni relative ad un articolo, che siano aggiornate solamente le informazioni relative ai suoi componenti di distinta base, oppure che vengano aggiornate sia le une che le altre (oppure nessuna delle precedenti).

  • Check box Produzione: se attivata attiva meccanismi di produzione per l’area produttiva; al momento non attivata.

  • Controlli: i valori sono settati a Nessuno e Codice Pagamento; nel secondo caso si controllerà che vi sia un metodo di pagamento impostato, mentre nel secondo non succederà nulla.

  • Codici magazzini: abbiamola possibilità di  impostare l’esatta posizione del magazzino coinvolta nel documento specificando

    • magazzino

    • suddivisioni (1,2,3) (es. reparto 1 scaffale 2 cassetto 3)

  • Campi obbligatori: quelli marcati sono i campi che dovremo obbligatoriamente compilare per portare a termine l’inserimento del documento

    • Quantità, prezzo, data consegna, suddivisione, descrizione aggiuntiva, centro di costo, codice agente

Infine abbiamo una serie di voci relative a dei campi che solitamente sono collegati ad un’anagrafica articolo e che potremo scegliere con che segno verranno movimentati dalle righe del presente documento;

  • -: decrementa il valore del campo

  • +: incrementa il valore del campo

  • =: oppure nullo: non modificare il campo

Gli ultimi tre campi definiscono un ulteriore livello di aggiornamento del documento

  • Livello esplosione: definisce fino a quale livello della distinta base propagare gli effetti del documento

  • Documento Riferimento per Distinta Base: qualora il valore del campo Aggiornamento includa la Distinta Base qui posso inserire una tipologia di documento (specificandone la sigla) che verrà creato appositamente per modificare informazioni (es. giacenza) relative alla Distinta Articolo.

  • Documento di Passaggio: definisce la creazione di un nuovo documento (del tipo specificato nella casella) in seguito all’inserimento del presente documento, e ad esso collegato (es. inserimento ddt genera carico/scarico di magazzino o viceversa nota: attenzione a non creare cicli infiniti!

 


La scheda flags riporta una serie di operazioni ed opzioni standard che possiamo decidere di attivare o meno, ed una serie di slot configurabili;

 

 Nella configurazione in figura abbiamo (ove non specificato le funzionalità sono autoesplicative)

  • Passaggio ed impegno guidato: il programma richiede la conferma per l’impegno immediato (ed il passaggio)

  • Scarico documenti: mostra dettaglio testata documenti mittenti:  mostra i dettagli delle anagrafiche di fatturazione/spedizione ecc. nei documenti di scarico

  • Ignora calcolo provvigioni anche se specificato agente

  • Non controlla quantità evasa minore di documento generante: non avvisa qualora effettuando uno scarico da un documento ad un altro si scarichi una quantità minore di quella inclusa nel documento mittente

  • Codice commessa obbligatorio in testata

  • Codice agente non obbligatorio in testata

  • Non ereditare in automatico indirizzi di destinazione: lascia in bianco l’indirizzo di destinazione invece di suggerirlo

  • Apri elenco documenti per storno  scadenze

  • Contropartita obbligatoria su righe

  • Impegno automatico dopo inserimento

  • Listino riferito all’anagrafica di testata

  • Avvisa se articolo non ha listino

  • Genera barcode in automatico

L’ultima scheda racchiude i campi predefiniti ovvero di campi che possiamo semplicemente settare ad un valore di default (scegliendo nel menù a tendina) che comparirà automaticamente in fase di completamento dell’istanza documento

L’area bianca nella parte inferiore della finestra funge da editor di scripting per l’inserimento di codice che verrà poi eseguito dal pulsante di importazione nella scheda righe documento relativa all’anagrafica documento.

 

 

 

 

Archivio documenti

la finestra di Archivio documenti si presenta come un insieme di tre parti:

  1. in alto abbiamo la barra dei pulsanti

  2. a sinistra abbiamo la colonna di selezione della tipologia documenti e i documenti aperti di recente

  3. al centro abbiamo la griglia di visualizzazione dei documenti in essere 

I. la barra dei pulsanti mette a disposizione le seguenti funzionalità

Apre una finestra di esplorazione per selezionare una cartella per file da associare al documento

Apre il dettaglio scadenze della Prima Nota, con dati base relativi alla scadenza generata dal documento

Apre una finestra di sintesi con le schede dei dettagli Principali, Anagrafici, Piede del Documento, IVA,

e Magazzino in visualizzazione

Apre una griglia con tutti i movimenti di P.N. e la finestra con i dettagli principali del movimento creato

all’inserimento del documento

Inserisco un nuovo documento oppure, selezionandone uno in griglia vi accedo in modifica

Stampe apre come sempre la finestra di selezione dei modelli di stampa presenti per il contesto in uso che però è incentrata sulla testata del documento,

mentre Stampa Righe apre una finestra di selezione dei modelli di stampa orientati sulle righe, esulando dai dati di testata.

 

II. La colonna di selezione della tipologia dei documenti ci permette di effettuare un filtraggio sul risultato che apparirà poi in griglia.

Le voci possono essere espanse facendo click sul + accanto alla categoria di documenti; avremo quindi una visione nel dettaglio di ogni singola possibile istanza del documento con la siglia identificativa dello stesso.

Per far collassare un elenco aperto rifacciamo click sulla casellina contenente il .

Tramite questa modalità possiamo facilmente scegliere il documento su cui vogliamo lavorare.

III. La griglia, come si può notare dallo screenshot sopra, elenca tutti i documenti della tipologia selezionata

con il doppio click sulla riga accediamo alla procedura di modifica dei dettagli del documento.

La procedura è articolata in base alle parti del documento, ovvero Testata, Dati Accompagnatori, Righe e Totali

 

Possiamo agevolmente muoverci all’interno di queste finestre anche senza l’uso del mouse.

Utilizzando il tasto TAB infatti passiamo da un campo all’altro, mentre con SHIFT+TAB torniamo indietro

nella selezione delle caselle.

La Testata del documento raccoglie le informazioni più generali e che -normalmente- ricoprono appunto la parte di intestazione. Abbiamo il tipo, la data e il numero del documento (reale) di riferimento.

Successivamente scorrendo avanti nella compilazione il programma aprirà automaticamente una finestra di scelta dell’anagrafica coinvolta nel documento dove possiamo fare la solita ricerca digitando nel campo della Ragione Sociale il nome del Cliente/Fornitore che stiamo cercando; una volta fatta la scelta d.a.r.Win importerò tutte le informazioni relative all’anagrafica, pertanto ogniqualvolta dovremo inserire un’informazione ci verrà suggerito un valore di default che non è altro che quello assegnato in fase di inserimento nell’anagrafica.

Per creare il documento relativo alla testata appena compilata dobbiamo dare conferma dello step (passo)

premendo il pulsante il programma ci proporrà un codice documento generato automaticamente. Possiamo scegliere se utilizzarlo oppure forzarlo e quindi stabilirne uno manualmente.

Ora sarà possibile procedere anche all’inserimento delle righe del documento.

 

I Dati Accompagnatori sono una serie di informazioni a corredo del documento ma i quali concorrono anche alla formazione dei

totali. Troviamo dettagli relativi soprattutto alle modialità e caratteristiche del trasporto, ma anche all’aspetto della merce…

 

Una volta confermata la testata (e quindi ereditati i dati dalle anagrafiche) possiamo procedere alla compilazione delle righe del documento.

D.a.r.Win ci propone in primis una scheda di inserimento standard:

in alto troviamo una barra dove possiamo digitare caratteri per la ricerca dell’articolo, ed il pulsante per inserire l’articolo in riga.

A fianco una serie di pulsanti ci offre svariate funzionalità:

  • Importazione di dati da file esterni: questo comando necessita di uno script di importazione ad hoc che viene creato in fase di definizione del documento

  • Scarico righe da documenti già esistenti: è possibile copiare interamente o parzialmente righe da documenti creati in passato; durante lo scarico parziale verrà richiesta per ogni riga  la quantità desiderata mentre nello scarico totale le righe saranno trasferite direttamente

  • Apertura anagrafica articoli

  • Importazione righe da distinta base: vengono caricati i componenti di distinta base dell’articolo

  • Apertura archivio listini

  • Visualizzazione storico articolo: una finestra apre la visualizzazione dei documenti esistenti che coinvolgono l’articolo

  • Duplicazione articolo: duplica articolo con nuovo cod. articolo e nuovo cat/gru

  • Gestione omaggi (è necessario aver prima settato l’IVA omaggio in Contabilità>Tabelle>Conti di riferimento)

  • Dettagli Intra: informazioni utili alla compilazione della modulistica Intra (doganale)

  • Ricerca via Configuratore

  • Modifica manuale di percentuali e provvigioni: forza a manuale i valori predefiniti

  • Pianificazione delle consegne: una timeline (linea del tempo) disegna gli impegni per gli automezzi aziendali (se presenti)

  • Impostazione azioni predefinite(personalizzate)

  • Archivio lotti: utile a generare tracciabilità; possiamo accedervi anche da Magazzino>Rintracciabilità>Lotti

Abbiamo poi la griglia di visualizzazione con tutti i dettagli delle righe inserite mentre in basso troviamo dei campi relativi alla giacenza dell’articolo, ed alle provvigioni degli agenti.

Ancora più in basso ogni schermata mantiene in vista una serie di totali che convergono all’importo del documento, e che possiamo dunque costantemente tenere sotto controllo.


In alternativa possiamo inserire le righe del documento tramite l’utilizzo della funzione Rapida Barcode nella tab a fianco di Standard.

Qui sarà sufficiente digitare il codice a barre dell’articolo (oppure caricarlo dal lettore) ed eventualmente modificare le poche informazioni residue per aggiungere subito al documento la riga relativa all’articolo ritrovato.

Questa funzionalità risulta comoda per la potenziale rapidità del procedimento: inserisco/leggo il codice, con TAB mi sposto da una casella all’altra modificando -se necessario- i dettagli, e con F8 confermo e passo al prossimo inserimento.

Infine abbiamo la scheda Totali che visualizza informazioni rilevanti per il calcolo del totale documento

 

Nell’area Spese Accessorie possiamo bloccare le voci di spesa in modo da evitare che si accumulino con l’aumentare dei prodotti inseriti, oppure possiamo bloccarle ad un importo arbitrario che possiamo sancire nella casella di inserimento.

Il resto della schermata richiama le ultime informazioni utili a trarre il totale del documento e visualizza i dettagli che compongono l’importo finale.