Le griglie di visualizzazione

All’interno del programma e’ frequente la visualizzazione dei dati in formato griglia.

Tale visualizzazione permette la gestione, la ricerca e l’organizzazione dei dati in modo flessibile e personalizzabile da parte dell’utente.

Cliccando sull’intestazione di ciascuna colonna è possibile ordinare i dati in ordine crescente o decrescente. L’ordinamento e’ indicato dalla freccetta presente sull’intestazione della colonna:

E’ possibile effettuare anche un ordinamento multiplo (su piu’ colonne):

cliccare sull’intestazione della prima colonna da ordinare (ad esemprio Registro iva) poi premere il pulsante Shift sulla tastiera e cliccare con il tasto sinsitro del mouse sull’intestazione della seconda colonna (ad esempio Protocollo).

In questo modo le registrazioni saranno ordinate per tipologia di registro iva e in ordine di protocollo.

E’ possibile cambiare la posizione delle colonne trascinando le stesse. Si clicca sull’intestazione della colonna con il tasto sinistro del mouse e tenendo cliccato, la si trascina nella posizione desiderata e si rilascia il tasto del mouse.

Cliccando sull’intestazione della colonna e’ possibile filtrare i dati visualizzati. Si apre un menu’ che riporta i valori della colonna; è possibile sceglierne uno o più di uno mettendo la spunta sul quadratino a fianco del valore.

Il risultato dei dati filtrati e’ immediatamente visibile sulla griglia. Nella parte inferiore della finestra è visualizzato il filtro correntemente attivo.

Per rimuovere il filtro basta togliere la spunta nella parte inferiore della finestra oppure ritornare sul menu che si attiva cliccando sull’intestazione e scegliere l’opzione (Tutti)

Per ricercare un valore specifico e’ possibile posizionarsi in corrispondenza della colonna che contiene il valore, su una qualsiasi cella, e digitare il valore da ricercare.

Un’altra utilità della griglia è data dalla possibilità di esportare i dati visualizzati in diversi formati, come indicato nella figura qui sotto.

Quindi e’ possibile ordinare i dati e le colonne, filtrare i dati e quanto visualizzato esportarlo facendo tasto destro del mouse su una colonna qualsiasi della griglia e scegliendo uno dei formati disponibili.

Una volta determinata la visualizzazione dei dati per ordinamento, posizione delle colonne e filtro, e’ possibile salvare la visualizzazione facendo tasto destro del mouse su una colonna qualsiasi della griglia. Dal menù di utilità che appare, scegliere la voce Salva vista corrente

 

E’ anche possibile creare dei filtri personalizzati attraverso la voce Personalizzato presente sul menu attivabile su ogni singola colonna

Il tipo di filtro illustrato estrae solo i record che contengono nel campo Descrizione aggiuntiva la stringa “BAN” in qualunque posizione si trovi

Il tipo di filtro sotto estrae solo i record che hanno il Numero movimento compreso tra “000870” e “000880”

 

 

Come inserire una fattura

Dal menù Documenti e’ possibile scegliere la categoria del documento che si desidera inserire.

Tali categorie sono definite dal programma; all’interno di ognuna è possibile definire diversi tipi di documenti.

Ogni tipo di documento ha delle regole proprie che vengono definite dalla voce Definisci documenti

 

Quindi scegliere il tipo di documento da inserire e cliccare sul pulsante Inserimento o premere il tasto F3 da tastiera

La Testata del documento

Dopo aver specificato la data di contabilizzazione (per le fatture di vendita anche data del documento) si apre in automatico la finestra di ricerca dell’anagrafica. Si puo’ effettuare la ricerca per Ragione Sociale, Codice Anagrafica, Partita IVA e Mnemonico. Posizionarsi su una delle colonne e iniziare a digitare il valore da ricercare. Una volta trovato confermarlo con l’invio oppure facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse.

Confermare la prima parte della testata documento con il pulsante oppure con il tasto F10

I Dati accompagnatori

La seconda parte dell’inserimento e’ quella relativa alla compilazione dei dati accompagnatori. La compilazione di questa parte e’ facoltativa, e per i documenti che non la prevedono e’ possibile non visualizzarla.

Continuare l’inserimento del documento con il pulsante oppure con il tasto F10

Appare quindi la finestra di assegnazione del progressivo documento. E’ possibile confermare la proposta del numero oppure andarlo a forzare.

Le righe del documento

All’apertura della finestra relativa all’inserimento delle righe documento, non e’ presente nessuna riga.

 

Per cominciare l’inserimento premere il tasto Invio

Viene visualizzata una riga vuota nella quale e’ possibile specificare un’articolo codificato, una riga non codificata, oppure una riga descrittiva

Selezionare un’articolo codificato

Per ricercare un’articolo e’ possibile procedere nei seguenti modi:

  • Posizionarsi nella casella articolo e dare due volte invio sulla stessa: si apre l’intera anagrafica articoli. Posizionarsi sull’articolo che interessa e fare doppio click con mouse o invio

 

  • Digitare nella casella articolo parte del codice articolo che dovete ricercare e dare invio: si apre l’anagrafica articoli filtrata in base a quanto digitato. Posizionarsi sull’articolo che interessa e fare doppio click con mouse o invio

 

  • Digitare nella casella articolo interamente il codice che ricercate

  • Digitare nella casella Descrizione parte della descrizione dell’articolo da ricercare e dare invio: si aprira’ l’anagrafica articoli filtrata in base a quanto digitato. Posizionarsi sull’articolo che interessa e fare doppio click con mouse o invio

Continuare la compilazione della riga specificando la quantità, il prezzo, gli eventuali sconti. E’ possibile gestire i prezzi in automatico attraverso la gestione listini.

Il codice IVA proposto è quello relativo all’anagrafica cliente/fornitore trattata oppure quello specificato sull’anagrafica dell’articolo selezionato. Se non specificato nei precedenti casi deve essere comunque inserito essendo un dato obbligatorio.

La contropartita assume valore nel caso in cui il documento che si sta inserendo generi contabilità. Questo dato viene preso dalla causale contabile collegata al documento, oppure a quella legata al tipo di documento oppure quella specificata nel codice articolo selezionato, come specificato nella definizione del tipo di documento.

Alcuni degli altri dati presenti sulla riga sono solo visualizzati e non modificabili, per gli altri la compilazione è facoltativa e vengono utilizzati per gestioni particolari e sono i seguenti:

N. lotto : rintracciabilità dei prodotti alimentari

Commessa : Gestione commesse nella contabilita’ cantieri

Codice cdc : Gestione centri di costo per contabilita’ industriale

Magazzino : Gestione di piu’ magazzini

Promozione : Gestione promozioni di vendita (non modificabile)

Sconto in valore : Sconto aggiuntivo in valore, da calcolarsi dopo i tre sconti in %

Cat.Gru. : Categoria/gruppo dell’articolo selezionato sulla riga (non modificabile)

Prezzo Scontato : Prezzo dell’articolo al netto dei tre sconti % e dello sconto in valore (non modificabile)

Pezzi : Numero di pezzi dell’articolo (solo indicativo, non viene utilizzato per nessun calcolo)

Dt. Consegna : Data consegna prevista per l’articolo selezionato

Scaricato in : Utilizzato nella gestione articoli con distinta base

Con numero : Utilizzato nella gestione articoli con distinta base

Spessore : Spessore per gestione di particolari articoli (solo indicativo)

Cartoni : Numero di cartoni dell’articolo (solo indicativo, non viene utilizzato per nessun calcolo)

Indicare una riga senza articolo

E’ possibile specificare una riga documento con una quantità e un prezzo senza necessariamente utilizzare un’articolo codificato

 

In questo caso e’ obbligatorio specificare almeno una descrizione, una quantità, l’unita’ di misura, il prezzo unitario, il codice iva e la contropartita contabile.

 

Indicare una riga descrittiva

E’ possibile specificare delle riga solamente descrittive. Inserire il testo nella casella descrizione

Oltre alle descrizioni sopra evidenziate, è possibile anche inserire delle descrizioni estese legate a una riga codificata. Cliccando sul pulsante evidenziato qui sotto, si apre un foglio di testo che e’ possibile formattare ed e’ inoltre possibile inserire al suo interno immagini.

 

Nella parte inferiore della finestra sono presenti altri dati quali le note legate al listino relativo all’articolo selezionato (1), i dati relativi alla gestione provvigioni agenti (2), le quantità esistente, disponibile, ordinata e impegnata dell’articolo selezionato (3) e il codice del listino eventualmente associato all’articolo (4).

 

Una volta terminato l’inserimento delle righe documento e’ possibile visualizzare i Totali documento e specificare alcuni dati aggiuntivi.

I Totali del documento

Sconti:

Oltre agli sconti specificati sulle singole righe documento, e’ possibile specificare qui uno sconto percentuale sul totale della merce (sconto finanziario). Indicare la percentuale di sconto e cliccare sul pulsante con il simbolo della calcolatrice per applicare tale sconto

Spese Acessorie:

Oltre alla gestione delle spese accessorie gestita in automatico in base alla tabella Documenti -> Spese Accessorie, è possibile specificare qui manualmente un importo per quanto riguarda le spese di trasporto, imballo, bolli e incasso.

Dopo aver indicato l’importo mettere la spunta sul quadratino a fianco di ogni singola voce e cliccare sul pulsante con il simbolo della calcolatrice.

Tali spese vengo addebitate solo nel caso in cui l’anagrafica cliente le abbia abilitate.

Altri dati:

In questa sezione e’ possibile specificare una banca per i bonifici per l’azienda ed eventualmente una data di decorrenza dei pagamenti diversa dalla data del documento.