Rettifiche di magazzino

Per procedere alle rettifiche di magazzino, selezionare la voce ‘Rettifiche di Magazzino’ dal menu principale Magazzino → Situazione.

La procedura si articola in varie fasi, tutte ripetibili a piacere.

La prima funzione da lanciare è l’aggiornamento delle quantità rilevate dal magazzino di darWin. Per ottener ciò, si seleziona in alto a sinistra la data desiderata a cui aggiornare le esistenza, successivamente si preme il pulsante ‘Aggiorna’.

Terminata la procedura, il programa presenterà una tabella contenente la colonna con le esistenze rilevate nel magazzino di darWin (Colonna ‘Esistente in magazzino darWin’), una colonna a disposizione dell’utente ove trascrivere le esistenze reali rilevate nel magazzino aziendale (Colonna ‘Q.tà Rilevata in Magazzino’) e una colonna riportante la differenza conseguente dall’imputazione dell’utente (Colonna ‘Differenza’).

Le colonne  Tipo,Numero e Riga verranno compilate dal programma all’atto del lancio della rettifica; una volta compilate le quantità effettivamente rilevate in magazzino fisico, è necessario specificare nelle caselle in alto a destra il tipo di documento e la data in cui crearlo. Partendo dal presupposto che le regole del documento selezionate siano coerenti con una rettifica di magazzino, il programma inserirà un nuovo documento di questo tipo contenente le differenze rilevate dall’ omonima colonna il cui effetto sarà quello di far coincidere le giacenze rilevate con quelle memorizzate nella procedura gestionale. Poichè il programma tiene traccia del documento e della riga in cui ha immagazzinato l’informazione, è possibile rilanciare la procedura di valorizzazione quante volte si desidera.

Se vi fossero successive variazioni di giacenze dopo il lancio dell’aggiornamento rettifiche, sarà necessario rilanciare la procedura stessa. Prima di fare questo è necessario ovviamente cancellare manualmente il documento di rettifia creato affinchè non influisca sulle nuove giacenze calcolate. Una volta rilanciato l’aggiornamento delle quantità, il programma cancellerà i riferimenti alle righe precedentemente create, pertanto si sottolinea la necessità di cancellare a mano il documento di rettifica originario.

Esempio di regole di un documento di rettifica:

Le griglie di visualizzazione

All’interno del programma e’ frequente la visualizzazione dei dati in formato griglia.

Tale visualizzazione permette la gestione, la ricerca e l’organizzazione dei dati in modo flessibile e personalizzabile da parte dell’utente.

Cliccando sull’intestazione di ciascuna colonna è possibile ordinare i dati in ordine crescente o decrescente. L’ordinamento e’ indicato dalla freccetta presente sull’intestazione della colonna:

E’ possibile effettuare anche un ordinamento multiplo (su piu’ colonne):

cliccare sull’intestazione della prima colonna da ordinare (ad esemprio Registro iva) poi premere il pulsante Shift sulla tastiera e cliccare con il tasto sinsitro del mouse sull’intestazione della seconda colonna (ad esempio Protocollo).

In questo modo le registrazioni saranno ordinate per tipologia di registro iva e in ordine di protocollo.

E’ possibile cambiare la posizione delle colonne trascinando le stesse. Si clicca sull’intestazione della colonna con il tasto sinistro del mouse e tenendo cliccato, la si trascina nella posizione desiderata e si rilascia il tasto del mouse.

Cliccando sull’intestazione della colonna e’ possibile filtrare i dati visualizzati. Si apre un menu’ che riporta i valori della colonna; è possibile sceglierne uno o più di uno mettendo la spunta sul quadratino a fianco del valore.

Il risultato dei dati filtrati e’ immediatamente visibile sulla griglia. Nella parte inferiore della finestra è visualizzato il filtro correntemente attivo.

Per rimuovere il filtro basta togliere la spunta nella parte inferiore della finestra oppure ritornare sul menu che si attiva cliccando sull’intestazione e scegliere l’opzione (Tutti)

Per ricercare un valore specifico e’ possibile posizionarsi in corrispondenza della colonna che contiene il valore, su una qualsiasi cella, e digitare il valore da ricercare.

Un’altra utilità della griglia è data dalla possibilità di esportare i dati visualizzati in diversi formati, come indicato nella figura qui sotto.

Quindi e’ possibile ordinare i dati e le colonne, filtrare i dati e quanto visualizzato esportarlo facendo tasto destro del mouse su una colonna qualsiasi della griglia e scegliendo uno dei formati disponibili.

Una volta determinata la visualizzazione dei dati per ordinamento, posizione delle colonne e filtro, e’ possibile salvare la visualizzazione facendo tasto destro del mouse su una colonna qualsiasi della griglia. Dal menù di utilità che appare, scegliere la voce Salva vista corrente

 

E’ anche possibile creare dei filtri personalizzati attraverso la voce Personalizzato presente sul menu attivabile su ogni singola colonna

Il tipo di filtro illustrato estrae solo i record che contengono nel campo Descrizione aggiuntiva la stringa “BAN” in qualunque posizione si trovi

Il tipo di filtro sotto estrae solo i record che hanno il Numero movimento compreso tra “000870” e “000880”

 

 

La gestione dei listini

La gestione dei prezzi di vendita e di acquisto è strutturata su diversi livelli. Le tipologie di prezzi sono le seguenti:

  1. Prezzo di acquisto / vendita su listino specifico del cliente o fornitore

  2. Prezzo di acquisto / vendita su listini aziendali

  3. Prezzo di acquisto / vendita su anagrafica articolo

I. Listini particolari clienti e fornitori

 Nel menù Anagrafiche, scegliere la voce Listini.

 

Digitare il tasto F3 (cfr. comandi da tastiera) e specificare il tipo di listino (cliente o fornitore), specificare il codice del listino.

Nel caso di listini particolari clienti o fornitori (specifici di una anagrafica) il codice del listino deve corrispondere al codice anagrafico del cliente o fornitore stesso.

Indicare una descrizione associata al listino. Confermare l’inserimento della testata listino con il tasto F10 (cfr. comandi da tastiera)

 

Fare doppio click con tasto sinistro del mouse sull’area bianca del listino. Si aprirà la maschera di dettaglio del listino stesso, all’interno della quale andremo a specificare i dati per ogni codice articolo.

Digitare il tasto F3 e iniziare l’inserimento. (cfr. comandi da tastiera)

 

Validità dal/al: intervallo di date all’interno delle quali il prezzo di listino ha validità. Vengono valorizzate in automatico in inserimento e possono essere modificate.

Articolo: specificare il codice articolo da inserire nel listino

Cod. Articolo Cli/For – Descr: in questi due campi possono essere specificati il codice e la descrizione con cui lo stesso articolo è trattato dal nostro fornitore o dal nostro cliente.

Prezzo: il prezzo di listino di acquisto o di vendita al lordo di eventuali sconti oppure prezzo netto.

Sconti: sconti in % da applicare al prezzo lordo precedentemente specificato.

Sconto in valore: ulteriore sconto in valore da applicare dopo gli sconti in %

Prezzo di vendita imposto al cliente/rivenditore: dato indicativo

% Provv. Agente: provvigione riconosciuta all’agente sull’articolo a listino

Quantità minima fatturabile

 

 Nella seconda parte della maschera di inserimento del listino e’ possibile specificare prezzi e sconti relativi alla quantità venduta.

 Infine è possibile indicare delle note relative al listino dell’articolo in oggetto. Tali note verranno visualizzate in inserimento documenti.

Terminato l’inserimento dei dai per l’articolo in oggetto confermare con il tasto F10 (cfr. comandi da tastiera) oppure digitare il tasto F9 che consente di confermare i dati imputati e proseguire con l’inserimento di un’altra voce di listino.

Al termine dell’inserimento sulla griglia verranno visualizzati tutti gli articoli a listino con i dati principali caricati

 

II. Listini aziendali

 

Nel menù Anagrafiche, scegliere la voce Listini. Digitare il tasto F3 (cfr. comandi da tastiera) e specificare il tipo di listino “aziendale”, specificare il codice del listino.

Nel caso di listini aziendali il codice del listino e’ libero, e’ possibile specificare un codice di 6 caratteri alfanumerici.

Indicare una descrizione associata al listino. Confermare l’inserimento della testata listino con il tasto F10 (cfr. comandi da tastiera)

Per quanto riguarda l’inserimento degli articoli a listino seguire le indicazioni riportate precedentemente

 

III. Prezzo di acquisto/vendita su anagrafica articoli

Nel menù Anagrafiche, scegliere la voce Articoli. Nella sezione relativa ai dati commerciali è possibile specificare un prezzo di acquisto o di vendita.

Nella determinazione del prezzo di listino in inserimento di un documento, la priorità più alta, quindi l’importanza maggiore è data dalla presenza del listino particolare cliente/fornitore.

Se non esiste il programma controlla se nell’anagrafica cliente/fornitore indicata in testata del documento è specificato un listino di tipo aziendale, in ultima analisi viene proposto il prezzo in anagrafica articoli.

Il bilancio multiaziendale

Una possibilità offerta da darWin è quella di elaborare un bilancio prendendo i dati contabili da più aziende.

Ipotizziamo che l’azienda A desideri presentare un bilancio comulativo dei saldi presenti nella società collegata B. Nel menù contabilità -> Bilancio è possibile specificare nel tab “Multiaziendale” da quale azienda (od aziende) prelevare i saldi e se sommare le voci del piano dei conti uguali. Il bilancio (di tute le società coinvolte) verrà ricalcolato nell’ambito dell’azienda in uso e le voci verrano contrassegnate con tra parentesi l’azienda da cui provengono.

L.I.F.O. e F.I.F.O.

Il termine LIFO è acronimo inglese di Last In First Out (Ultimo ad entrare, primo ad uscire). Esprime il concetto relativo al modo di immagazzinare dati in cui l’ultimo valore introdotto è il primo ad uscire. Si rappresenta di solito con una pila di piatti, in cui l’ultimo appoggiato in cima è necessariamente il primo ad essere prelevato, mentre il primo introdotto è raggiunto per ultimo.

 

Il termine FIFO è acronimo inglese di First In First Out (Primo ad entrare, primo ad uscire). Esprime la modalità di immagazzinamento di oggetti fisici in cui il primo oggetto introdotto è il primo ad uscire.

Si può esemplificare con un dispenser di prodotti in un supermercato, in cui gli articoli vengono introdotti dall’alto ed il cliente li preleva dal basso, permettendo la rotazione di tutti i prodotti.

Si contrappone alla modalità LIFO (Last In-First Out “ultimo arrivato primo uscito”) in cui è l’ultimo oggetto inserito ad essere estratto per primo.

 

Tratto da wikipedia

 

Come inserire una fattura

Dal menù Documenti e’ possibile scegliere la categoria del documento che si desidera inserire.

Tali categorie sono definite dal programma; all’interno di ognuna è possibile definire diversi tipi di documenti.

Ogni tipo di documento ha delle regole proprie che vengono definite dalla voce Definisci documenti

 

Quindi scegliere il tipo di documento da inserire e cliccare sul pulsante Inserimento o premere il tasto F3 da tastiera

La Testata del documento

Dopo aver specificato la data di contabilizzazione (per le fatture di vendita anche data del documento) si apre in automatico la finestra di ricerca dell’anagrafica. Si puo’ effettuare la ricerca per Ragione Sociale, Codice Anagrafica, Partita IVA e Mnemonico. Posizionarsi su una delle colonne e iniziare a digitare il valore da ricercare. Una volta trovato confermarlo con l’invio oppure facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse.

Confermare la prima parte della testata documento con il pulsante oppure con il tasto F10

I Dati accompagnatori

La seconda parte dell’inserimento e’ quella relativa alla compilazione dei dati accompagnatori. La compilazione di questa parte e’ facoltativa, e per i documenti che non la prevedono e’ possibile non visualizzarla.

Continuare l’inserimento del documento con il pulsante oppure con il tasto F10

Appare quindi la finestra di assegnazione del progressivo documento. E’ possibile confermare la proposta del numero oppure andarlo a forzare.

Le righe del documento

All’apertura della finestra relativa all’inserimento delle righe documento, non e’ presente nessuna riga.

 

Per cominciare l’inserimento premere il tasto Invio

Viene visualizzata una riga vuota nella quale e’ possibile specificare un’articolo codificato, una riga non codificata, oppure una riga descrittiva

Selezionare un’articolo codificato

Per ricercare un’articolo e’ possibile procedere nei seguenti modi:

  • Posizionarsi nella casella articolo e dare due volte invio sulla stessa: si apre l’intera anagrafica articoli. Posizionarsi sull’articolo che interessa e fare doppio click con mouse o invio

 

  • Digitare nella casella articolo parte del codice articolo che dovete ricercare e dare invio: si apre l’anagrafica articoli filtrata in base a quanto digitato. Posizionarsi sull’articolo che interessa e fare doppio click con mouse o invio

 

  • Digitare nella casella articolo interamente il codice che ricercate

  • Digitare nella casella Descrizione parte della descrizione dell’articolo da ricercare e dare invio: si aprira’ l’anagrafica articoli filtrata in base a quanto digitato. Posizionarsi sull’articolo che interessa e fare doppio click con mouse o invio

Continuare la compilazione della riga specificando la quantità, il prezzo, gli eventuali sconti. E’ possibile gestire i prezzi in automatico attraverso la gestione listini.

Il codice IVA proposto è quello relativo all’anagrafica cliente/fornitore trattata oppure quello specificato sull’anagrafica dell’articolo selezionato. Se non specificato nei precedenti casi deve essere comunque inserito essendo un dato obbligatorio.

La contropartita assume valore nel caso in cui il documento che si sta inserendo generi contabilità. Questo dato viene preso dalla causale contabile collegata al documento, oppure a quella legata al tipo di documento oppure quella specificata nel codice articolo selezionato, come specificato nella definizione del tipo di documento.

Alcuni degli altri dati presenti sulla riga sono solo visualizzati e non modificabili, per gli altri la compilazione è facoltativa e vengono utilizzati per gestioni particolari e sono i seguenti:

N. lotto : rintracciabilità dei prodotti alimentari

Commessa : Gestione commesse nella contabilita’ cantieri

Codice cdc : Gestione centri di costo per contabilita’ industriale

Magazzino : Gestione di piu’ magazzini

Promozione : Gestione promozioni di vendita (non modificabile)

Sconto in valore : Sconto aggiuntivo in valore, da calcolarsi dopo i tre sconti in %

Cat.Gru. : Categoria/gruppo dell’articolo selezionato sulla riga (non modificabile)

Prezzo Scontato : Prezzo dell’articolo al netto dei tre sconti % e dello sconto in valore (non modificabile)

Pezzi : Numero di pezzi dell’articolo (solo indicativo, non viene utilizzato per nessun calcolo)

Dt. Consegna : Data consegna prevista per l’articolo selezionato

Scaricato in : Utilizzato nella gestione articoli con distinta base

Con numero : Utilizzato nella gestione articoli con distinta base

Spessore : Spessore per gestione di particolari articoli (solo indicativo)

Cartoni : Numero di cartoni dell’articolo (solo indicativo, non viene utilizzato per nessun calcolo)

Indicare una riga senza articolo

E’ possibile specificare una riga documento con una quantità e un prezzo senza necessariamente utilizzare un’articolo codificato

 

In questo caso e’ obbligatorio specificare almeno una descrizione, una quantità, l’unita’ di misura, il prezzo unitario, il codice iva e la contropartita contabile.

 

Indicare una riga descrittiva

E’ possibile specificare delle riga solamente descrittive. Inserire il testo nella casella descrizione

Oltre alle descrizioni sopra evidenziate, è possibile anche inserire delle descrizioni estese legate a una riga codificata. Cliccando sul pulsante evidenziato qui sotto, si apre un foglio di testo che e’ possibile formattare ed e’ inoltre possibile inserire al suo interno immagini.

 

Nella parte inferiore della finestra sono presenti altri dati quali le note legate al listino relativo all’articolo selezionato (1), i dati relativi alla gestione provvigioni agenti (2), le quantità esistente, disponibile, ordinata e impegnata dell’articolo selezionato (3) e il codice del listino eventualmente associato all’articolo (4).

 

Una volta terminato l’inserimento delle righe documento e’ possibile visualizzare i Totali documento e specificare alcuni dati aggiuntivi.

I Totali del documento

Sconti:

Oltre agli sconti specificati sulle singole righe documento, e’ possibile specificare qui uno sconto percentuale sul totale della merce (sconto finanziario). Indicare la percentuale di sconto e cliccare sul pulsante con il simbolo della calcolatrice per applicare tale sconto

Spese Acessorie:

Oltre alla gestione delle spese accessorie gestita in automatico in base alla tabella Documenti -> Spese Accessorie, è possibile specificare qui manualmente un importo per quanto riguarda le spese di trasporto, imballo, bolli e incasso.

Dopo aver indicato l’importo mettere la spunta sul quadratino a fianco di ogni singola voce e cliccare sul pulsante con il simbolo della calcolatrice.

Tali spese vengo addebitate solo nel caso in cui l’anagrafica cliente le abbia abilitate.

Altri dati:

In questa sezione e’ possibile specificare una banca per i bonifici per l’azienda ed eventualmente una data di decorrenza dei pagamenti diversa dalla data del documento.

 

 

Cos’è l’analisi OLAP?

OLAP, acronimo che sta per l’espressione On-Line Analytical Processing, designa un insieme di tecniche software per l’analisi interattiva e veloce di grandi quantità di dati, che è possibile esaminare in modalità piuttosto complesse. Questa è la componente tecnologica base del data warehouse e, ad esempio, serve alle aziende per analizzare i risultati delle vendite, l’andamento dei costi di acquisto merci, al marketing per misurare il successo di una campagna pubblicitaria, ad una università i dati di un sondaggio ed altri casi simili. Gli strumenti OLAP si differenziano dagli OLTP per il fatto che i primi hanno come obiettivo la performance nella ricerca e il raggiungimento di un ampiezza di interrogazione quanto più grande; i secondi,invece, hanno come obiettivo la garanzia di integrità e sicurezza delle transazioni.

 

Funzionalità 

La creazione di un database OLAP consiste nell’effettuare una fotografia di informazioni (ad esempio quelle di un database relazionale) in un determinato momento e trasformare queste singole informazioni in dati multidimensionali.

Eseguendo successivamente delle interrogazioni sui dati così strutturati è possibile ottenere risposte in tempi decisamente ridotti rispetto alle stesse operazioni effettuate su altre tipologie di database, anche perché il DB di un sistema OLTP non è stato studiato per consentire analisi articolate.

Una struttura OLAP creata per questo scopo è chiamata “cubo” multidimensionale. Ci sono diversi modi per creare un cubo ma il più conosciuto è quello che utilizza uno schema “a stella”; al centro c’è la tabella dei “fatti” che elenca i principali elementi su cui sarà costruita l’interrogazione, e collegate a questa tabella ci sono varie tabelle delle “dimensioni” che specificano come i dati saranno aggregati.

Per esempio un archivio di clienti può essere raggruppato per città, provincia, regione; questi clienti possono essere relazionati con i prodotti ed ogni prodotto può essere raggruppato per categoria.

Il calcolo delle possibili combinazioni di queste aggregazioni forma una struttura OLAP che, potenzialmente, potrebbe contenere tutte le risposte per ogni singola combinazione. Nella realtà solo un numero predeterminato di combinazioni viene memorizzato, mentre le rimanenti vengono ricalcolate solo al momento in cui quella richiesta viene materialmente effettuata.

Un sistema Olap permette di:

  • studiare una grande quantità di dati
  • vedere i dati da prospettive diverse
  • supportare i processi decisionali

Tipi di sistemi OLAP 

Partendo dai concetti di base appena descritti, possiamo aggiungere che esistono tre tipologie di sistemi OLAP: multidimensionale (MOLAP: Multidimensional OLAP), relazionale (ROLAP: Relational OLAP) e ibrido (HOLAP: Hybrid OLAP).

MOLAP è la tipologia più utilizzata e ci si riferisce ad essa comunemente con il termine OLAP. Utilizza un database di riepilogo che ha uno specifico motore per l’analisi multidimensionale e crea le “dimensioni” con un misto di dettaglio ed aggregazioni.

ROLAP lavora direttamente con database relazionali; i dati e le tabelle delle dimensioni sono memorizzati come tabelle relazionali e nuove tabelle sono create per memorizzare le informazioni di aggregazione.

HOLAP utilizza tabelle relazionali per memorizzare i dati e le tabelle multidimensionali per le aggregazioni “speculative”.

Ogni tipologia presenta vantaggi, ma non c’è un accordo completo relativamente a questi vantaggi .

MOLAP risulta la scelta migliore per quantità di dati ridotte, perché è più veloce nel calcolare le aggregazioni e restituire risultati, ma crea enormi quantità di dati intermedi.

ROLAP è considerato più scalabile e necessita di minor spazio disco e uso di RAM, ma è il più lento nella fase di creazione tabelle e nel produrre il risultato delle interrogazioni.

HOLAP si pone nel mezzo, è in grado di essere creato più velocemente di ROLAP ed è più scalabile di MOLAP.

La difficoltà nell’implementazione di un database OLAP parte dalle ipotesi delle possibili interrogazioni utente; scegliere la tipologia di OLAP, lo schema e creare una base dati completa e consistente è un’operazione piuttosto complicata. Decisamente complicata per una base di utenza ampia ed eterogenea.

Molti prodotti moderni forniscono una quantità enorme di schemi ed interrogazioni pre-impostate per venire incontro alle esigenze degli utenti.

 

Tratto da  http://it.wikipedia.org/wiki/OLAP

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