Definizione documenti

Dall’area Documenti accediamo alla voce di menù Definisci documenti

La prima schermata presenta informazioni relative al documento in quanto tale;

abbiamo

  • codice: 3 caratteri definiti dall’utente

  • descrizione: definita dall’utente

  • contatori del documento:

    • numero: costituito da anno+6 cifre

    • data: definibile dall’utente (se usa data di sistema non marcato)

    • usa data di sistema: se marcato imposta automaticamente la data secondo l’orologio di sistema

  • segno: rappresenta il senso della movimentazione generata dal documento (es. fattura di vendita=positivo / ns. nota di accredito=negativo)

  • progressivi:

    • libero: definibile dall’utente

    • propri: seguono la numerazione automatica

    • altri: seguono numerazione di un altro tipo documento (sarà possibile scegliere quale dal menù a tendina in corrispondenza della voce “prendi progressivi da”)

  • anagrafica:

    • libero: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra tutte le anagrafiche

    • cliente: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra le anagrafiche clienti

    • fornitore: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra le anagrafiche fornitori

    • altro: nella compilazione del documento permetterà di scegliere tra le anagrafiche altri

  • campi di riferimento anche se anagrafica cliente: se marcato permette di mantenere visibili dei campi di riferimento (di ns. interna utilità) nonostante ci si trovi nella compilazione di un documento per il cliente

  • tipo evasione: indica il tipo di scarico righe nello scarico documento

    • completa: scarico automatico di tutte le righe

    • parziale: permette la scelta di quante/quali righe scaricare

  • documento di riferimento:indica il documento che verrà suggerito come sorgente dello scarico

  • utilizzo: definisce la classe di documenti entro cui includere il documento in fase di definizione

  • eredita contropartita: la contropartita può essere ereditata dagli Articoli, dall Anagrafica, oppure dalla Causale Contabile

  • genera movimenti: decidiamo cosa andrà a movimentare il documento ovvero Contabilità/Magazzino/Contabilità+Magazzino/nessunamovimentazione

  • causale contabile: assegniamo al documento la causale adatta

  • flags

    • attiva scadenziario preventivo: attiva una funzione di generazione documenti-impegni finzanziari preventiva per il calcolo del cash-flow

    • disabilita documento: blocca il tipo documento

    • nessun addebito spese: escludi spese accessorie (trasporto, imballaggio ecc.)

    • scorporo IVA: esegui il calcolo di scorporo IVA (qualora i prezzi inseriti ne siano al lordo)

    • considera in storico: includi il documento nello storico relativo agli articoi

    • attiva dati accompagnatori: attiva la scheda dei dati accompagnatori nella fase di inserimento del documento

    • gestione Intra: abilita la gestione delle transazioni con l’estero UE

  • note: eventuali annotazioni

  • report automatico: seleziona un tipo di report che verrà utiizzato per la stampa immediata del documento

  • visualizza in anteprima: il report selezionato viene visualizzato direttamente in anteprima una volta conclusa la creazione del documento

Il secondo tab permette di definire segni ed aggiornamenti che specificano come dovranno agire le operazioni scatenate dalla generazione di un documento.

  • Aggiornamento: indica quali oggetti dovranno essere aggiornati con la creazione del documento; possiamo scegliere che siano aggiornate solamente le informazioni relative ad un articolo, che siano aggiornate solamente le informazioni relative ai suoi componenti di distinta base, oppure che vengano aggiornate sia le une che le altre (oppure nessuna delle precedenti).

  • Check box Produzione: se attivata attiva meccanismi di produzione per l’area produttiva; al momento non attivata.

  • Controlli: i valori sono settati a Nessuno e Codice Pagamento; nel secondo caso si controllerà che vi sia un metodo di pagamento impostato, mentre nel secondo non succederà nulla.

  • Codici magazzini: abbiamola possibilità di  impostare l’esatta posizione del magazzino coinvolta nel documento specificando

    • magazzino

    • suddivisioni (1,2,3) (es. reparto 1 scaffale 2 cassetto 3)

  • Campi obbligatori: quelli marcati sono i campi che dovremo obbligatoriamente compilare per portare a termine l’inserimento del documento

    • Quantità, prezzo, data consegna, suddivisione, descrizione aggiuntiva, centro di costo, codice agente

Infine abbiamo una serie di voci relative a dei campi che solitamente sono collegati ad un’anagrafica articolo e che potremo scegliere con che segno verranno movimentati dalle righe del presente documento;

  • -: decrementa il valore del campo

  • +: incrementa il valore del campo

  • =: oppure nullo: non modificare il campo

Gli ultimi tre campi definiscono un ulteriore livello di aggiornamento del documento

  • Livello esplosione: definisce fino a quale livello della distinta base propagare gli effetti del documento

  • Documento Riferimento per Distinta Base: qualora il valore del campo Aggiornamento includa la Distinta Base qui posso inserire una tipologia di documento (specificandone la sigla) che verrà creato appositamente per modificare informazioni (es. giacenza) relative alla Distinta Articolo.

  • Documento di Passaggio: definisce la creazione di un nuovo documento (del tipo specificato nella casella) in seguito all’inserimento del presente documento, e ad esso collegato (es. inserimento ddt genera carico/scarico di magazzino o viceversa nota: attenzione a non creare cicli infiniti!

 


La scheda flags riporta una serie di operazioni ed opzioni standard che possiamo decidere di attivare o meno, ed una serie di slot configurabili;

 

 Nella configurazione in figura abbiamo (ove non specificato le funzionalità sono autoesplicative)

  • Passaggio ed impegno guidato: il programma richiede la conferma per l’impegno immediato (ed il passaggio)

  • Scarico documenti: mostra dettaglio testata documenti mittenti:  mostra i dettagli delle anagrafiche di fatturazione/spedizione ecc. nei documenti di scarico

  • Ignora calcolo provvigioni anche se specificato agente

  • Non controlla quantità evasa minore di documento generante: non avvisa qualora effettuando uno scarico da un documento ad un altro si scarichi una quantità minore di quella inclusa nel documento mittente

  • Codice commessa obbligatorio in testata

  • Codice agente non obbligatorio in testata

  • Non ereditare in automatico indirizzi di destinazione: lascia in bianco l’indirizzo di destinazione invece di suggerirlo

  • Apri elenco documenti per storno  scadenze

  • Contropartita obbligatoria su righe

  • Impegno automatico dopo inserimento

  • Listino riferito all’anagrafica di testata

  • Avvisa se articolo non ha listino

  • Genera barcode in automatico

L’ultima scheda racchiude i campi predefiniti ovvero di campi che possiamo semplicemente settare ad un valore di default (scegliendo nel menù a tendina) che comparirà automaticamente in fase di completamento dell’istanza documento

L’area bianca nella parte inferiore della finestra funge da editor di scripting per l’inserimento di codice che verrà poi eseguito dal pulsante di importazione nella scheda righe documento relativa all’anagrafica documento.